Die 8 wichtigsten Funktionen, die ein modernes Kassen-system (POS) haben muss

Das Kassensystem (oftmals auch Point of Sale genannt) ist eines der wichtigsten Bestandteile eines Einzelhandelsunternehmens. Entsprechend wichtig ist es, das passende System zu finden, das alle Bedürfnisse abdeckt und sich nahtlos in die Geschäftsprozesse integriert.

Da es eine Vielzahl von Optionen gibt, wie ein Kassensystem aufgesetzt und in ein Unternehmen integriert werden kann, erweist sich die Suche und Auswahl eines passenden Kassensystems als grosse Herausforderung.

Nachfolgend gehen wir weiter ins Detail und beschreiben, was genau die einzelnen Funktionen abdecken sollten.

Funktionsübersicht eines Kassenystems

Ein modernes Kassensystem besteht nicht nur aus der Hardware für die Zahlungsabwicklung, sondern es sollte dabei helfen, verschiedene Prozesse zu vereinfachen und zu optimieren. Hierzu gehören insbesondere folgende Bereiche:

1. Zahlungsmethoden & Zahlungsabwicklung

Die Unterstützung aller gängigen Zahlungsmethoden ist eine der wichtigsten Funktionen eines Kassensystems. Dies bedeutet, dass Kunden ihre Einkäufe mit allen Kredit- oder Debitkarten sowie mobilen Zahlungs-Apps, wie bspw. TWINT tätigen können. Die Unterstützung der wichtigsten Zahlungsmethoden erleichtert den Kunden das Einkaufen und führt zu einem reibungslosen und effizienten Checkout-Prozess.

Das Kassensystem sollte verschiedene Terminal Anbieter unterstützen, wie bspw. SIX, Worldline und Wallee. Auf diese Weise bleibt man flexibel bei der Wahl des Terminals und Zahlungen lassen sich einfacher abwickeln, ohne dass Beträge manuell eingegeben werden müssen.

Eine weitere wichtige Funktion ist die schnelle Auswahl von Produkten über eine Produktsuche oder das Scannen von Barcodes. Dies erleichtert nicht nur den Verkaufsprozess, sondern ermöglicht auch eine genaue Bestandsverfolgung und -verwaltung. Auf diese Weise ist es später möglich, genau zu analysieren, welche Produkte wie gut verkauft wurden.

Des Weiteren sollte das Kassensystem eine einfache Verarbeitung von Retouren ermöglichen, um die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten. Die Abwicklung von Retouren lässt sich im Idealfall über die Rechnungsnummer auf dem Kaufbeleg oder die Transaktionshistorie eines registrierten Kunden vornehmen.

Die Kundensuche und die Verknüpfung von Transaktionen mit Kundenprofilen ist eine weitere wichtige Funktion. Sie ermöglicht es den Mitarbeitern, die Kaufhistorie von Kunden einzusehen. Dadurch können personalisierte Kundenerlebnisse geschaffen und die Kundenbindung gestärkt werden.

Checkliste

Unterstützung aller gängigen Zahlungsmethoden
Integration mit den wichtigsten Terminal Anbietern (SIX, Worldine & Wallee)
Einfache Handhabung von Barzahlungen
Schnelle Auswahl von Produkten über eine Suche oder das Scannen des Barcodes
Einfache Verarbeitung von Retouren
Kundensuche und Verknüpfung von Transaktionen mit Kunden
Einsehen der vergangenen Transaktionen von Kunden

2. Hardware

Die Kassensoftware sollte geräteunabhängig funktionieren. Das bedeutet, dass es auf verschiedenen Geräten, wie Smartphones, Tablets und PCs betrieben werden kann. Dadurch wird keine spezielle Hardware benötigt und es können bestehende Geräte weiter verwendet werden, was deutliche Kosteneinsparungen mit sich bringt. Zudem ermöglicht die Funktionsfähigkeit auf mobilen Geräten die Verwaltung des Geschäfts unabhängig vom Ort.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass das Kassensystem mit den Terminals aller gängigen Anbieter kompatibel ist. Hierzu gehören Anbieter wie Six, Worldline und Wallee. Diese Kompatibilität stellt sicher, dass die Terminal Anbieter basierend auf deren Angebote frei gewählt werden können und man nicht auf einen bestimmten Anbieter beschränkt ist.

Checkliste

Kassensoftware sollte auf allen Geräten funktionieren
Keine spezielle Hardware für Kassensoftware benötigt
Kompatibilität mit allen gängigen Terminal-Anbietern

3. Mobile-Fähigkeit

Das Kassensystem sollte auch auf Smartphones verwendet werden können. Dies ermöglicht eine einfachere und bessere Beratung von Kunden, da alle nötigen Informationen jederzeit und ortsunabhängig abgerufen werden können. Insbesondere Informationen zu Produkten, wie beispielsweise vorhandene Grössen oder Farben sowie Informationen über den Kunden, sollten von überall abgerufen werden können.

Checkliste

Kassensystem muss auf Smartphones nutzbar sein
Produktinformationen müssen mobil abrufbar sein
Kundendaten müssen mobil zugänglich sein

4. Kundenverwaltung (CRM)

Ein integriertes Kundenmanagement ist eine besonders wichtige Funktion. Durch das Erstellen von Kundenprofilen und deren Verknüpfung mit Transaktionen lassen sich wichtige Erkenntnisse zur optimalen Bedienung von Kunden gewinnen. So können Kunden beispielsweise nach ihren präferierten Marken, Farben und Grössen segmentiert werden. Dies wiederum ermöglicht eine gezielte und personalisierte Ansprache der Kunden über verschiedene Marketing Kanäle, wie bspw. E-Mail, SMS, Briefe oder Social Media.

Checkliste

Einfaches Erstellen von Kundenprofilen
Verknüfpung von Kundenprofilen und Transaktionen
Segmentierung von Kunden nach Präferenzen
Ansparche von Kunden über verschiedener Marketing Kanäle

5. Warenwirtschaft / Lagerverwaltung

Die Warenwirtschaft ist die Basis für den Erfolg eines jeden Einzelhandelsunternehmens. Um im Alltag effizient mit einer Vielzahl an Produkten arbeiten zu können, ist es unerlässlich, dass Produktdaten mit all ihren Eigenschaften und insbesondere einzigartigen Barcodes sauber im System erfasst sind. Dies ermöglicht es Geschäften, Produkte effizient zu lokalisieren und zu verfolgen. Durch das Scannen von Barcodes werden zudem menschliche Fehler, die häufig durch manuelle Datenerfassung auftreten, eliminiert.

Wenn Ihr Unternehmen über mehrere Filialen, Depots oder Lager verfügt, ist der Transfer von Produkten über mehrere Standorte hinweg eine weitere zentrale Funktion. Diese ermöglicht eine einfache Bewegung von Artikeln zwischen den Standorten und hilft dabei, den Überblick von Beständen über das gesamte Unternehmen hinweg zu halten.

Reporting-Tools sind für die Lagerverwaltung unerlässlich. Um stets auf dem Laufenden zu bleiben, sind Echtzeitdaten zu Produkt-Beständen an verschiedenen Standorten und der Bestellstatus von Lieferanten-Aufträgen nötig. Eine effiziente Lagerverwaltungs-App verfügt über verschiedene Auswertungen, welche die jeweiligen Informationen übersichtlich zusammenfassen.

Schliesslich ist die Bestandsprognose ein weiteres wichtiges Werkzeug. Sie hilft Ihnen dabei zu ermitteln, welche Produkte in Kürze ausverkauft sein werden und von welchen es noch ausreichend Lager hat. Auf diese Weise können Sie frühzeitig reagieren und Engpässe vermeiden.

Checkliste

Einfache Erfassung und Pflege von Produktdaten
Barcode-System für effizientes Arbeiten mit Produkten
Reporting-Tools für Analyse von Inventardaten
Bestandsprognose für die Planung des Inventars

6. EDI Schnittstelle - Automatischer Datentaustausch mit Lieferanten

Für den effizienten Betrieb eines Einzelhandelsunternehmens ist es besonders wichtig, über eine gute Datenbasis zu verfügen. Die Pflege von Produktdaten ist dabei eine besonders hohe Herausforderung, da es oftmals eine grosse Anzahl von Produkten sind, die verwaltet werden müssen und halbjährlich oder sogar monatlich neue dazukommen. Entsprechend hilfreich ist es, wenn das Kassensystem über eine EDI Schnittstelle (Electronic Data Interchange) verfügt, die es erlaubt, den Datenaustausch mit Produktlieferanten zu automatisieren. Konkret bedeutet dies, dass die Artikeldaten von Bestellungen bei Lieferanten direkt ins System fliessen. Auf diese Weise kann nach der Lieferung der Waren direkt mit dem Verkauf gestartet werden, ohne dass zuerst alle Artikel mühsam von Hand erfasst werden müssen.

Checkliste

EDI Schnittstellen Funktion vorhanden
Automatische Übertragung von Produktdaten der Lieferanten

7. Analyse und Reporting

Eine moderne Kassensoftware sollte über robuste Reporting- und Analysefunktionen verfügen, die wertvolle Einblicke in die Geschäftstätigkeit bieten. Diese Funktionen nutzen Echtzeitdaten aus verschiedenen Unternehmensquellen wie Mitarbeiter-Aktivität, Transaktionshistorie, Verkaufsvolumen, Kundeninformationen, Lagerbestände und mehr.

Auf Basis dieser Daten können individuelle Berichte erstellt werden, die wichtige Erkenntnisse, wie bspw. Umsätze im Vergleich zu vergangenen Perioden, Performance von Produkten und die Wirkung von Marketing Kampagnen, liefern. Diese Erkenntnisse helfen dabei, das Unternehmen besser zu verstehen und datengesteuerte Entscheidungen zu treffen, die das Wachstum fördern. Zusammengefasst sollte ein Kassensystem über folgende spezifischen Berichtsfunktionen verfügen:

Umsatz pro Zeitperiode und Vergleich mit Vergangenheit
Auswertung der Umsätze pro Mitarbeiter
Tagesabschlüsse
Inventarberichte
Product Performance
Wirkung von Marketingkampagnen

Checkliste

Basis Berichte zu Umsätzen, Tagesabschlüssen und Warenbeständen
Erstellung von individuellen Analysen und Berichten
Zugriff au sämtliche Echtzeitdaten

8. Treueprogramm für Kunden

Ein wichtiger Erfolgsfaktor eines Detailhandelsgeschäfts ist eine nachhaltige Kundenbindung. Daher sollte das Kassensystem über ein integriertes Treueprogramm verfügen, das nach den jeweiligen Bedürfnissen konfiguriert werden kann. Die Kunden sollten sich einfach vor Ort oder online registrieren können und an der Kasse muss die Möglichkeit bestehen, das jeweilige Kundenprofil in wenigen Schritten mit dem Kauf zu verknüpfen.

Checkliste

Treueprogramm Funktion in Kasse integriert
Individuelle Gestaltung der Vorteile für Kunden
Einfache Registierung für Kunden
Effiziente Bedieung für Verkaufspersonal

Fazit

Die oben beschriebenen Funktionen geben eine Vorstellung davon, was ein modernes Kassensystem bieten muss. Diese Informationen können bei der Suche nach dem passenden System als Kriterienkatalog genutzt werden.

Ein gutes Kassensystem bietet all diese Funktionen und ermöglicht es Ihnen, sich auf das Wachstum des Unternehmens zu konzentrieren und weniger Zeit mit administrativen Tätigkeiten zu verbringen.